Välitetään toisten työstä

Työpäivä takana. Istun junassa ja kuuntelen kun yläkouluikäiset keskustelevat levottomasta koulupäivästään. Kuulen myös keski-ikäisen naisen vastaavan puhelimeen epäkohteliaasti puhelinmyyjälle. En voi olla miettimättä minkälainen työpäivä on ollut opettajalla, joka on kuunnellut oppilaiden huutelua, tai tiuskimisen kohteena olleella puhelinmyyjällä. Me jokainen osaamme nimetä lukuisia ammatteja, joissa työntekijän hyvinvointia uhkaa asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden toiminta.

Kuinka usein tulee ajatelleeksi miten oma toiminta vaikuttaa toisen työhön? Suorassa henkilökontaktissa palaute tulee usein suoraan: kun itse hymyilet, niin sinulle hymyillään. Mutta entä sitten ne työntekijät, joiden työskentelyä et itse ole katselemassa, mutta toiminnallasi vaikutat siihen miten heidän työnsä sujuu.

Tällaisia työntekijöitä ovat esimerkiksi jäteautonkuljettajat. Se, että jäteastia on ajallaan tyhjennetty kotona ja työpaikalla, on perusoletus. Silloin kun jäteastiaan ei enää meinaa mahtua enempää, ihmetellään miksi tyhjennystä ei ole tehty.

Tuskin kukaan haluaa tahallaan hankaloittaa toisen työskentelyä. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan jäteautonkuljettajien työtä kuitenkin hankaloittaa sellaiset asiat, joihin jokainen voi vaikuttaa. Jäteastiat sijoitetaan usein sillä tavoin, että ne eivät ole liian näkyvissä itselle. Joku sieltä piilosta siirtää jäteastiamme tien viereen tyhjennettäväksi. Siirtomatkalla voi olla portaita, kuoppia ja kynnyksiä. Se joku on jäteautonkuljettaja.

Kommentti, että "jos ei muuta, niin ryhdyn vaikka roskakuskiksi" saa minut nykyään melkoisen tunnekuohun valtaan. Olen varma, että jäteautonkuljettajaksi ei voi ryhtyä kuka tahansa. Täytyy olla todella kovakuntoinen, että sitä työtä jaksaa. Itselläni oli tutkimustyössä mahdollisuus seurata jäteautonkuljettajan työskentelyä apukuljettajan paikalta. Kunto oli siinä työtahdissa koetuksella, vaikka olen maratonjuoksija. Ja itse en siirtänyt yhtäkään jäteastiaa, pelkästään kuljin vierellä. Huomasin myös, että jäteastioita ei pidä änkeä täyteen. Kovin suuri vaiva ei ole tilata ylimääräistä tyhjennystä silloin, kun jätettä tulee enemmän.

Kansainvälisenä työturvallisuuspäivänä voisimmekin itse kukin pohtia oman työpaikkamme turvallisuuden lisäksi myös sitä, miten me jokainen vaikutamme jonkun muun työskentelyyn. Myös niiden henkilöiden, joiden työskentelyä emme normaalisti näe.

Pia Perttula

Kirjoittaja on erikoistutkija, joka on tutkinut jäteautonkuljettajan työtä hankkeessa Improving resilience in waste transports. 

Epäjärjestyksen leviäminen

Broken windows -teorian mukaan epäjärjestyksellä on taipumus levitä. Rikotut ikkunat ruokkivat epäjärjestystä, sotkuisille kaduille heitellään useammin roskia ja kynnys rikollisuuteen madaltuu epäsiistissä ympäristössä. Hollantilaiset tutkijat ovat jopa osoittaneet, että ympärillämme oleva epäjärjestys voi heijastua ajatteluumme.

Kaoottinen ja roskainen ympäristö on hedelmällisempi maaperä kaavamaisille ja stereotyyppisille näkemyksille kuin siisti. Roskaisessa ympäristössä ihmiset suhtautuivat toisiin ihmisiin järjestelmällisesti kaavamaisemmin, erilaisiin ihmisryhmiin liitettiin useammin voimakkaita stereotypioita ja itsestä ulkoisesti erilaisia ihmisiä välteltiin enemmän. Tutkijat ovat tulkinneet, että stereotyyppisen ajattelun kautta ihmiset pyrkivät pitämään yllä järjestystä kaaoksen keskellä.

Mihin mahtaa tuo samainen epäjärjestys levitä nykyisessä työelämässä? Monen toimintaympäristö työssä ja omassa mielessä on varsin kaoottinen, vaikkakaan ei ehkä roskainen kuten hollantilaistutkimuksessa.

Työ on erityisesti asiantuntijatyössä yllätyksellistä ja sotkuista, järjestyksestä ei ehkä tietoakaan. Muuttuvat aikataulut, moneen suuntaan leviävät hallitsemattomat verkostot, käsiin räjähtävä sähköposti, tietotulva, kasvavat paperipinot, käsittämättömät tietojärjestelmät, monimutkaiset matriisit, hämärtyneet vastuut. Mihin kaikkeen tuo kaoottisuus ja epäjärjestys voikaan levitä ja mistä haemme järjestystä kaaokseen? Teemmekö työssämme kaavamaisia ratkaisuja tai valtaavatko stereotypiat ajatteluamme? Pitäisikö työpaikoilla järjestää suursiivous, panostaa työympäristön järjestykseen kuten hollantilaistutkijat esittävät?

Ainakin pieni järjestelmien ja työnjaon selkiyttäminen sekä työn ytimen kirkastaminen voisi monella työpaikalla olla paikallaan. Ehkä villi ja vapaa ajattelu sekä uudet ideat ja ratkaisut roihuavat paremmin, jos ei tarvitse murehtia systeemien ja prosessien epäjärjestyksestä ja niihin liittyvistä ongelmista.

Minna Toivanen

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka vetää AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta. Hankkeen tuloksena syntyy apuvälineitä asiantuntijatyön ajallisen järjestyksen hahmottamiseen ja jäsentämiseen.

Ihminen – heikoin lenkki vai kimmoisa pelastaja?

”Saksan junaturman syynä inhimillinen virhe” - Inhimillinen virhe -selityksellä kuitataan usein ei-toivottu tapahtuma loppuun käsitellyksi, oli kyse sitten junaturmasta, työtapaturmasta tai laatuvirheestä. Tyytymällä tähän armolliseen, vakiintuneeseen selitykseen jää meiltä oppimatta ja ymmärtämättä useita ihmisten ja organisaatioiden toiminnan piirteitä. ”Inhimillinen virhe” joutaakin selityksenä romukoppaan – yksittäinen virhe ei selityksenä kata sitä toiminnan moniulotteisuutta, jota työn, ihmisen, järjestelmien ja organisaatioiden piirteet sekä näiden vaikutukset turvallisuuteen, hyvinvointiin ja tuottavuuteen edustavat.

Eikö inhimillisistä virheistä sitten saa puhua? Saa toki - ihmisiä kun olemme, olemme myös inhimillisiä virheinemme. Unohtelemme avaimia, ryntäämme väärään bussiin, ajamme ylinopeutta, vaikka olisimme miten kokeneita ja osaavia. 

Inhimilliset virheet olivat human factors -tieteenalan löytö ja lempilapsi 1970-luvulta 1990-luvulle; luokittelut virheiden tyypeistä ja tahallisuudesta auttoivat ymmärtämään ihmisen toimintaa. 2000-luvulla huomio kiinnittyi organisaatioiden ja systeemien tarkasteluun; miten turvallisuutta ja hyvinvointia tuetaan systemaattisesti ja pitkäjänteisesti, ennakoidaan ja arvioidaan riskejä, lievennetään seurauksia. Harjoitellaan huomion kiinnittämistä myös onnistumisiin ja turvallisuutta luoviin tekijöihin. Enimmäkseenhän ihminen onnistuu, vaikka huonoina päivinä ei siltä tunnukaan. 

Näkökulman vaihdos laajentaa työpaikkojen perspektiiviä yksilöiden suoriutumisen tuijottamisesta siihen, miten ihmisiä voidaan auttaa onnistumaan. Tarvitaan uusia työkaluja, menettelyjä, toimintatapoja ja yhteistä pohdintaa, yhteiskehittelyä. 

Onko ajattelumme menneillä vuosikymmenillä ja virhe- ja yksilölähtöisyydessä? Ehkä. Ainakin siihen törmää työpaikkojen ja asiantuntijoiden puheessa. Ymmärrys ihmisen toimintaan vaikuttavista tekijöistä on välttämätöntä organisaation oppimisen ja turvallisuuden jatkuvan parantamisen kannalta. Uuden näkökulman eteenpäin vieminen voikin kohdata monia haasteita työpaikoilla.  

Työn ja organisaatioiden kehittämisen interventiotutkimuksesta tiedetään, mitä uusien ajattelutapojen eteenpäin vieminen vaatii. Johdon kiinnostusta ja paneutumista. Esimieskunnan esimerkkiä ja linjauksia. Mutta ennen kaikkea koko henkilöstön ja asiantuntijoiden konkreettisia tekoja arkityössä. Monesti ulkopuolinen sparraus auttaa hahmottamaan aihealuetta omassa työssä ja omalla työpaikalla.

Anna-Maria Teperi ja Vuokko Puro

Kirjoittajat ovat Työterveyslaitoksen tutkijoita, jotka ovat tutkineet ja kehittäneet tai parhaillaan toteuttamassa inhimillisten tekijöiden hallintaa eri toimialueilla mm. seuraavissa hankkeissa:

• Inhimillisten tekijöiden hallinnan kehittäminen turvallisuuskriittisessä lennonvarmistusorganisaatiossa (2000-2011)
• Sujuvaa työtä, vähemmän virheitä. Inhimillisten virheiden vähentäminen työpaikoilla (2011-2015)
• Inhimillisten tekijöiden työkalun (HF tool) kehittely ja testaus ydinvoimassa (2015-2018)
• Raideliikenteessä sattuneen vaaratilanteen tutkintaselostus (2015)
• Merenkulun turvallisuuskulttuurin arviointi ja kehittäminen – parempaa turvallisuutta inhimillisten tekijöiden hallinnalla (2015-2016)

Yrityksen työkyky – voiko sellaista olla?

Kuluneen vuoden aikana olen saanut ilon olla mukana edistämässä yrittäjien terveyttä ja työkykyä yhdessä heidän kanssaan Naiset työssä –hankkeessa. Yrittäjän työkyky ja työhyvinvointi eivät ole ulkoistettavissa työterveyshuollon tai esimiehen vastuulle. Työnantaja eli yrittäjä itse kantaa vastuun kaikesta ja tuntee vaikutukset suoraan omassa jaksamisessaan.

Vuoden aikana onkin alkanut yhä voimakkaammin tuntua siltä, että yrittäjän oma hyvinvointi ja yrityksen toimintakyky linkittyvät toisiinsa. Ehkä jopa aiemmin ajateltua monimutkaisemmalla tavalla. Tavoitteenamme on ollut koota TOP 10 -tsekkilista, jonka avulla yrittäjä voi tsekata oman työkykynsä ja työhyvinvointinsa tilanteen nopeasti ja luotettavasti. Tsekkilista perustuu kyselytuloksiin, aiempaan tutkimustietoon, järjestämiemme työpajojen lopputulemiin sekä verkkovälitteisen ryhmäohjauksen antiin.

Tsekkilistalle nousee vanhoja suosikkeja – unta, stressin hallintaa, työaikojen kuriin laittamista ja työaikaista ruokailua. Uutuutena olemme kuitenkin nostamassa sinne yrityksen työkyvyn! Haluamme haastaa kaikki yrittäjät ja yrittäjien kanssa työskentelevät miettimään työkyvyn kokonaisvaltaisuutta. Mitä kaikkea se erityisesti yksinyrittäjien kohdalla pitääkään sisällään?

Tsekkilistalla voisi olla esimerkiksi alla olevia tavoiteltavia asioita. Kannattaa miettiä millaisia terveysvaikutuksia sillä on, jos näissä kohdissa on häikkää:

• Yrityksellä on liiketoimintasuunnitelma.
• Yrityksellä on ajantasainen budjetti.
• Yrityksen hintataso on kohdillaan. Tiedossa on, mitä kollegat laskuttavat samasta työstä.
• Laskutus tapahtuu ajallaan, samoin kuin paperityöt.
• Kuitit ovat järjestyksessä.
• Tiedossa on paljonko pitää tienata vuodessa, jotta selviää laskuista ja pystyy maksamaan palkkaa itselleen.
• Työ yrityksessä on sujuvaa. Käytössä on esimerkiksi oikeanlaiset työvälineet, laitteet ja koneet.
• Ergonomia on kunnossa.
• Tullaan hyvin toimeen työkavereiden tai kollegoiden kanssa. Tiimi toimii hyvin.
• Seurataan aikaa ja ennakoidaan. Yritys pysyy kehityksessä mukana.
• Tarvittaessa tehdään varasuunnitelma tai riskianalyysi.

Kiinnostuitko? Tsekkilista julkistetaan 20.4.2016. Julkistamisseminaarin ohjelma on rautainen – tule kuulolle Ouluun!

Anne Salmi

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija, joka on mukana Euroopan sosiaalirahaston rahoittamassa Naiset työssä -hankkeessa.

Kasvuyrityksissä henkilöstöä arvostetaan

Olemme viimeisen vuoden ajan kuulleet kiinnostavia tarinoita ja osallistuneet aktiivisesti kasvuyritysten henkilöstöasioiden kehittämiseen Kasvuyritysten ketterä henkilöstöjohtaminen – toimintamalleja pk-yrityksille -hankkeen tiimoilta.

Sekä tekemistämme tutkimushaastatteluista että vetämistämme kehittämistyöpajoista huokuu kasvuyrittäjien syvä kiinnostus henkilöstön hyvinvointiin. Hankkeeseemme osallistuneissa kasvuyrityksissä henkilöstöä pidetään keskeisimpänä yrityksen voimavarana. Niissä on ymmärretty, että vain huolehtimalla henkilöstön viihtymisestä ja terveydestä yritys voi kasvaa, menestyä ja saada jotain jäämään myös viivan alle.

Mitä ihmeellistä kasvuyritykset sitten tekevät henkilöstön hyvinvoinnin eteen? Sanoisimme, että eivät ne mitään taikatemppuja tee, eikä hyvinvointia voi myöskään rahalla ulkoa ostaa. Kasvuyritykset panostavat toimintatapaan, jossa korostuvat sellaiset tekijät kuten avoimuus, itseohjautuvuus, osallistaminen, luottamus, uudistuminen, kehittyminen ja valtuuttaminen. Hyvinvointia luodaan arjessa joka päivä yhdessä tekemisen ja kuuntelemisen kautta. Toimintatapa on kaiken kaikkiaan ketterä, eikä sääntöjä keksitä niiden itsensä vuoksi, mutta toiminta ei myöskään ole kaoottista.

Starttaamme ensi viikolla Suomen kiertueen, KetteräHR Road Tourin, jonka myötä lähdemme jakamaan hankkeessa saamaamme tietoa ja kehittämään kasvuyritysten toimintaa 15 eri paikkakunnalle. Kaikilla kasvuyrityksillä ja kasvuhakuisilla startup-yrityksillä on mahdollisuus osallistua maksuttomiin työpajoihimme. Jokaiselle paikkakunnalle saamme sparraajaksi mukaan myös paikallisen kasvuyrityksen edustajan kertomaan, miten heidän yrityksessään on huomioitu henkilöstöasioita kasvuvaiheessa. 

Meistä on tärkeää, että ihan jokainen suomalainen kasvuyritys tai kasvusta haaveileva yritys ymmärtää henkilöstöasioiden hyvän hoitamisen tärkeyden osana yrityksen kasvua. Mitä pienemmästä yrityksestä on kysymys, sitä tärkeämpi on yksittäisen henkilön työpanos. Kiertueella puhumme mm. rekrytoinnin haasteista: kerromme, millä keinoin hankkeemme yritykset ovat onnistuneet rekrytoinneissa. Puhumme myös osaamisen ylläpitämisestä ja yrityksen kehittämisestä. Muihin kiertueemme aiheisiin ja kevään kiertueaikatauluun voit tutustua lähemmin hankkeen sivuilta.

Tavataan työpajoissa!

Minna Janhonen (@minnajanhonen) ja Sara Lindström (@va5ara)

Minna ja Sara toimivat tutkijoina, kehittäjinä ja kiertue-emäntinä KetteräHR-hankkeessa.

Ajasta työssä ja vähän perheessäkin

Tietotyöläistä kuormittaa yhä lisääntyvä ärsyketulva. Tutustun työpäiväni aikani neurotieteen löydöksiin ja aivojen kykyyn selviytyä tästä tulvasta. Aivan, ajattelen kun minulle selviää, että aivot innostuvat varsin alkukantaisella tavalla uutuuksista. Siksi siis lievä odotuksen ja jännityksen sekainen tunne, kun kuulen kilahduksen merkiksi sähköpostin tai WhatsApp-viestin saapumisesta. Siis viestin, jonka lukeminen keskeyttää työni, mutta jota on vaikea vastustaa.

Luen kiinnostuneena tietoa siitä, kuinka on luonnollista ja aivoille edullista, että keskittynyttä tilaa seuraa hetken haaveilumoodi. Luovat ratkaisut kuulemma syntyvät tiukan keskittymisen ja haaveilun sarjojen tuloksena. Minulle selviää myös, miksi multitasking on aivojen fysiologian kannalta turmiollista, ja miten tärkeää on uni.

Pyrin opastamaan asiantuntijoita ja organisaatioita hallitsemaan, tai oikeastaan järjestämään, aikaansa paremmin (kts. www.ttl.fi/aikajarjestys). Perehdyn siksi aivojen toimintaan. Olen myös tutustunut erilaisiin ajanhallintaa edistäviin menetelmiin, joista toiset lupaavat uuden elämän avautumista niitä seuraaville. Ei sen vähempää.
 
Summa summarum, asioita pitäisi saada aikaan, jos priorisoi tekemisensä, järjestää keskittymisrauhan takaavaa aikaa, osaa delegoida ja sanoa ei. On yhtä tärkeää hallita mielen sisäisiä kuin ulkoisiakin häiriötekijöitä. Korvat täytyy sulkea somekanavien kuiskutukselta ja opetella tavoittelemaan kauempaa siintävää palkintoa. Muistin ulkoistaminen, eli kaiken mahdollisen ylös kirjoittaminen, luo mielenrauhaa ja parantaa keskittymistä.

Perehdyn siis keinoihin, joilla lisätä tunnetta ajan – ja samalla elämän – hallinnasta. Näin töissä. Kun pääsen kotiin, luovutan kaiken aikani ja autonomiani yksivuotiaalle, joka hallitsee valtakunnassaan (hurmaavan) hirmuvaltiaan ottein. Käännän selkäni ja hän kiipeää sinne minne ei pitäisi, tai avaa laatikon, josta käteen sattuu jotakin vaarallista. On oltava valppaana ja käytettävissä kaiken aikaa. Lapseni ei perusta työtä jaksottavasta Pomodoro-tekniikasta. Eikä hän ainakaan ymmärrä haaveilumoodin päälle. Tämä intensiivisyys yllätti ja joskus väsyttää lähes nelikymppisenä äidiksi tullutta. Apua, aivoni ylikuormittuvat kaikesta multitaskaamisesta kun unestakin joutuu tinkimään!

Yhtäkkiä huomaan soveltavani työstä tuttuja tekniikoita kotona. Priorisoin, en siis siivoa vaan tilanteen salliessa teen jotakin virkistävää. Mieluiten sellaista, joka kohottaa hetkeksi arkisen yläpuolelle ja sallii haaveilun. Delegoin tehtäviä (useimmiten toiselle vanhemmalle) ja tukeudun sosiaaliseen verkostoon (kiitos erityisesti mummi). Järjestän myös keskittymisen mahdollistavaa aikaa (menen leffaan).

Samalla taka-alalla mielessä pyörii erään ajanhallintaoppaan neuvo tavoitella zenin-kaltaista mielenkirkkautta (muistan hymähtäneeni tälle korkealentoisuudelle). Siis keskittyä vain siihen, mitä on parhaillaan tekemässä ja torjua ajatukset menneestä ja tulevasta. Näin muistaisimme jokaisen hetken, koska jokainen hetki olisi erityinen. Ja yhtäkkiä, katsoessani syöttötuolissa istuvaa sottasuuta, tämäkin ajatus resonoi.
 
Kirsi Yli-Kaitala

Kirjoittaja on Työterveyslaitoksen tutkija, joka on mukana AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushankkeessa. Hankkeessa kehitetään ratkaisuja asiantuntijatyöhön liittyviin ajankäytön haasteisiin.